Økonomistyring i Rakkestad IF Fotball

1. Økonomisk prinsipp

Overordnet økonomistrategi i Rakkestad IF Fotball (RIF); drift og investering skal i hovedsak være selvfinansiert gjennom inntektsbringende tiltak. Inntektsgrunnlaget stammer i hovedsak fra sponsorer, medlemmer og offentlige tilskudd.

2. Budsjett

Klubben skal hvert år utarbeide budsjett for kommende år. Det budsjetteres på kontonivå, dvs. på et mest mulig detaljert nivå og tilsvarende som i regnskapet (slik at avvik lett kan følges opp). Budsjettet bør alltid baseres på forsiktighetsprinsippet, dvs. at man tar med kun sikre inntekter og tar høyde for alle kjente utgifter.

Styret budsjetterer i fellesskap, men leder har ansvar for at budsjettet følger gode regnskaps- og budsjetteringsprinsipper.

Budsjettet skal basere seg på historiske tall, hvor det foregående året får mest oppmerksomhet. Nye inntektsbringende tiltak og planlagte store kostnader/tiltak er viktig å få med i budsjettprosessen.

Styret godkjenner budsjettet innen utgangen av ået, for det kommende år. Kasserer leverer økonomirapporter månedlig som gjennomgår på styremøter, og evt tiltak iverksettes fortløpende.

3. Regnskap og økonomistyring

Regnskapet følger kontantprinsippet, dvs. at inntekter og kostnader bokføres i den regnskapsperiode (år) der posten har oppstått. Ved meget store utgifter/ beløp, er det mulig å gjøre en avsetning og periodisere, slik at bokføringen kommer på riktig år.

Klubbens kasserer gjør alle utbetalinger og fører regnskapet. Statusrapporter gjennomgås i styret hver måned. Regnskapsåret følger kalenderåret.

Periodiserte inntekter og utgifter er en utfordring ift å vurdere rett nivå på regnskapet hver mnd. Spesielt de to siste mnd av året tilkommer store inntektsposter (julekalender, storscorer og treningsavgift). Dette må hele tiden tas med i den løpende vurderingen.

RIF har engasjert to revisorer som reviderer regnskapet en gang i året og skriver rapport som legges med til årsmøtet. Revisor bistår regnskapsfører ved behov i løpet av året.

4. Bruk av bankkonto

Bankkontoene disponeres av styreleder og kasserer. Styreleder og kasserer attesterer og anviser fakturaer.

5. Kontanthåndtering

Kontantinntekter fra kiosksalg, loddsalg mv. skal alltid telles opp av to personer, oppgjørsskjema fylles ut og signeres av to personer. Dette er de samme som er kioskansvarlige/kampansvarlige. Kontanter settes så fort som mulig inn på konto.

6. Regningsbetaling

Klubbens inngående fakturaer attesteres av kasserer og anvises av leder. Fakturaene skal være adressert til Rakkestad IF Fotball, Pb 172, 1891 Rakkestad. Påfør alltid bestillers-/ lagets navn slik at det blir enkelt å adressere fakturaer til riktig gruppe/ lag.
Ved refusjoner av kontantutlegg skal disse godkjennes før utbetaling.

7. Innkreving av treningsavgift

  • Innkreving skal alltid gjøres til klubbens bankkonti.
  • Treningsavgifter skal kreves inn via KlubbAdmin.
  • Det skal aldri brukes private bankkonti tilhørende styremedlemmer, lagledere mv.

Prinsippene skal følges av alle fotballagene og styret generelt. Det er viktig å informere lagledere, styremedlemmer etc. om hvordan klubben vil at økonomien styres.

 

8. Lagsøkonomi

Det skal ikke finnes private kontoer tilknyttet noen av lagene. Dvs at alle lagskontoer skal administreres gjennom klubbens økonomi og regnskapssystem. Alle inntekter, pengegaver eller sponsorinntekter et lag eksklusivt får tilgang til skal inn i klubbens økonomisystem. Denne prosedyren sikrer blant anna at «klubben er sjef».
Kvitteringer og bilag skal leveres økonomiansvarlig så fort som mulig. Alle kvitteringer for utlegg skal signeres av mottaker, attester av kasser og anvises av leder, før utbetaling.

9. Bil godgjøring / reiseregning

Alle som har avtale om å få dekket utgifter til kjøring i forbindelse med oppgaver utført for klubben, plikter å levere godkjente bilgodgjøringsskjema før godtgjøringa utbetales. Skjemaet skal signeres av mottaker, attesteres av kasserer og anvises av leder før utbetaling. Sats for 2017 er kr 3,80 pr km.

10. Dommere

Alle dommerregninger fra eksterne dommere utbetales over bank. Dommeren sender enten regningene elektronisk til oppgitt klubbadresse, hvor kasserer attesterer og leder anviser, eller de leveres på papir, som så scannes og sendes kasserer, som attesterer og leder anviser. Ingen eksterne dommere får utbetalt honorar i kontanter.

Klubbdommerne, gjerne unge spillere i alder 13-17 år, får betalt kr 150,- pr kamp de dømmer. Dette betales av lagleder til hver kamp. Denne sender så en underskrevet liste over dømte kamper med navn på dommer, dato og motstander. Utlegg blir betalt over bank, attestert av kasserer, anvist av leder.

11. Økonomisk ansvar

NIFs basis-lovnorm sier følgende: «For avdelinger og gruppers økonomiske forpliktelser hefter hele laget, og avdelinger/grupper kan ikke inngå avtaler eller representere laget utad uten styrets godkjennelse. Dette innebærer blant annet at det bare er lagets styre som kan foreta ansettelser og inngå sponsorkontrakter». Minimum 2 styremedlemmer, hvorav leder skal være den ene, skal signere avtalene. Samme prinsipp gjelder for alle fullmakter, som skal signeres av to styremedlemmer, hvorav leder er den ene.